Correria pra cá, correria pra lá, mais um dia se foi. Você no mínimo deve ter almoçado fora do horário que costumeiramente faz a sua refeição sagrada, ou até mesmo não almoçou, por que realmente “não deu tempo” para nada, pois hoje desde que você colocou o pé na empresa, não parou 1 minuto sequer, eram tantas coisas importantes e urgentes para resolver, inclusive acumuladas, que não sabia por onde começar. Chegou o final do expediente e você sente que não foi produtivo, acredito que esteja confundindo urgência com importância e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.
Eu sei, não é fácil.
Você sempre tem muito o que fazer! Entendo porque já vivenciei isso na própria pele. Para evitar a sensação de que a pilha de afazeres só cresceu ao longo do dia, organização é essencial. Para conseguir se organizar, é importante entender qual é a melhor maneira de fazer isso. Quero ajudar a amenizar sua dor, vou lhe apresentar uma ferramenta para facilitar suas tomadas de decisões e tornar o seu dia mais produtivo. Agora, não basta apenas entender como usar a ferramenta, é preciso usá-la. Não esqueça, o conhecimento só se torna transformador quando colocado em prática.
Matriz de Eisenhower
Surgiu meio século atrás, criada por Dwight Eisenhower, o 34º Presidente dos Estados Unidos de 1953 até 1961. Antes disso, ele foi um general de cinco estrelas do Exército Americano. Durante a Segunda Guerra Mundial, ele serviu como o Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa. A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta simples que você pode usar para distribuir e organizar as atividades em quatro categorias para lhe auxiliar na priorização de tarefas, gerenciamento de tempo e tomada de decisão, tornando o seu dia mais produtivo.
A ferramenta é dividida em 4 quadrantes:
- Importante e Urgente
- Importante e Não urgente
- Não importante e Urgente
- Não urgente e Não importante
Antes de explicar como distribuir as tarefas em cada quadrante, irei esclarecer a diferença entre o que é importante e o que é urgente.
Tarefas importantes: se tem metas para atingir e propósitos para cumprir, seus resultados vão impactar diretamente;
Tarefas urgentes: geralmente tem prazos definidos e exigem foco. Se não receberem atenção imediata “o bicho pega!”.
QUADRANTE 1: Importante e Urgente
Neste quadrante vão estar as tarefas cruciais para o seu dia terminar bem. Elas precisam de atenção imediata e recebem nível de prioridade 1. Será preciso “arregaçar as mangas” e ter foco para cumprir os prazos e finalizar com êxito.
QUADRANTE 2: Importante e Não urgente
Podemos considerar um quadrante estratégico, ideal para o desenvolvimento a longo prazo. Esse é o momento de planejar e reservar um tempo para executar de maneira eficiente. As tarefas que se enquadram aqui são importantes, mas não necessitam da sua atenção imediata. Se você tem metas, as suas tarefas relacionadas vão está aqui.
QUADRANTE 3: Não importante e Urgente
Estes tipos de tarefas normalmente não garantem sua atenção, pois não produzem um resultado mensurável. O ideal é delegar para outras pessoas ou executar se não tiver mais tarefas nos quadrantes anteriores a serem feitas.
QUADRANTE 4: Não urgente e Não importante
Entram neste quadrante as tarefas que sugam seu tempo e não contribuem com nenhum valor, apenas lhe impede de realizar as tarefas mais urgentes e importantes dos primeiros dois quadrantes. Você precisa enxergá-las para poder deixar de lado ou eliminá-las do seu dia de trabalho.
Inserindo as tarefas que precisa fazer dentro de cada quadrante da Matriz Eisenhower, você passa a enxergar quais são as prioridades, o que passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo de lado.
Além disso, você pode se deparar com algumas tarefas que tem natureza dupla: um projeto ou serviço que precisa ser entregue até uma data específica, por exemplo, é importante e, se torna urgente conforme essa data se aproxima.
É sempre importante especificar um nível de prioridade para cada tarefa e, você pode usar os níveis de 1 a 4, sendo o 1 (prioritário) e sua sequência 2, 3 e 4 (menos prioritário).
O seu principal objetivo é fazer essa “roda girar” e garantir que a lista de tarefas estejam sempre atualizadas. Por fim, se você conhece e já usa o Trello, pode criar sua própria versão da Matriz Eisenhower nesta ferramenta e compartilhar com todo o seu time.
Pronto! Agora que você já sabe para que serve a Matriz de Eisenhower, que tal validar na sua rotina? Te aconselho a começar assim que for possível, pois seus ganhos com produtividade irão mudar da água para o vinho. Faça agora o downloado do arquivo modelo!
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